Hjälp, vi behöver en delegationsordning!
Regionägda folkhögskolor behöver också förhålla sig till kommunallagen som säger att vissa uppgifter ska tas av kommunfullmäktige och därför inte får delegeras.
Delegationsordningen är en lista över vilka som har rätt att fatta specifika beslut i någon annans ställe. Det är alltså delegationsordningen som formaliserar vad som kan delegeras, av vem och till vem.
Delegationsordningen ska vara tydlig, aktuell och tillgänglig på alla folkhögskolor, så att Folkbildningsrådet ska kunna få se den om de vill göra en granskning.
Anna Medin, jurist på Rörelsefolkhögskolornas intresseorganisation (RIO), går igenom delegation och delegationsordning. Webbinariet är från den 14 november 2023.
Släpp en del av makten, men aldrig ansvaret
Delegation innebär att flytta över beslutanderätt till någon som annars inte hade haft den.
Delegering ska inte förväxlas med att fördela arbete. Ingen kan tvingas att ta emot en delegering, och du som delegerar uppgiften kan aldrig bli av med ansvaret för uppgiften, oavsett om du jobbar inom skolans ledning eller styrning. Du som ger en delegation kan aldrig skylla ett misslyckande på delegationen. Det är en av orsakerna till att skapa rätt förutsättningar för den som tar emot delegationen, delegaten.
Sker genom delegeringsbeslut
Delegeringen sker genom ett delegeringsbeslut. Delegeringsbeslutet bör vara skriftligt. Det här är Anna Medins, jurist på Rörelsefolkhögskolornas intresseorganisation (RIO), råd för ett delegeringsbeslut:
- Skriv ut att den som ger delegationen har behörighet att delegera enligt delegationsordningen, och var i delegationsordningen som hen befinner sig.
- Beskriv vilken uppgift som delegeras och se till att den är tydligt avgränsad. Det är viktigt både för den som ger och för den som tar emot delegationen, så att båda vet vilken beslutanderätt som har lämnats över.
- Delegeringen ska vara tidsbegränsad, till exempel gälle i ett år, och ske till en namngiven person. Det gör att ni alltid har aktuella, giltiga och levande beslut, oavsett föräldraledigheter och rotation. Det skapar också förutsättningar att uppdatera beskrivningen av uppgiften, till exempel om förutsättningarna för uppgiften har ändrats under året.
- Beskriv varför uppgiften ska utföras av den person som tar emot delegeringen. Ofta är det för att personen har en viss kompetens som är värdefull för att utföra uppgiften. Den som tar emot delegationen får då också veta att det är ett förtroende snarare än en pålaga.
Hälso- och sjukvården har ofta tydliga delegationsordningar och delegeringsbeslut, att titta på för inspiration.
Måste ha behörighet att delegera
Den som delegerar måste ha behörighet att delegera. Enligt statsbidragsvillkoren får någon annan intyga behörigheter i rektorns ställe, men det måste framgå i delegationsordningen. Det är alltså delegationsordningen som ger rektor behörighet att delegera bort en uppgift.
Delegeringar får inte delegeras vidare
Delegeringar får som huvudregel inte delegeras vidare. Om rektor delegerar att intyga behörigheter till biträdande rektor, får inte biträdande rektor överlåta den behörigheten till en av medarbetarna. Det är delegationsordningen som styr.
Det vinner ni på att delegera
Delegeringen är ett sätt att sprida ut beslutsfattandet i organisationen, vilket kan spara tid. Att dela på ledarskapsuppgifter leder också till ett större ansvarstagande, en möjlighet till att utvecklas både som individ och som organisation.
Den ökade delaktigheten i organisationen kan leda till högre kvalitet i beslutsfattandet och att man känner större samhörighet och vill stanna på arbetsplatsen längre, eftersom det finns möjlighet att utvecklas inom sin profession.
Kontakt
Har du frågor om innehållet på den här sidan? Mejla oss!