Kom igång med systematiskt kvalitetsarbete

Kartlägg era förutsättningar

Börja med att kartlägga nuläget och formulera det önskade nyläget för

• hur ni organiserar er på skolan
• hur ni organiserar kvalitetsarbetet
• vilka resurser som finns för kvalitetsarbetet
• vilka kunskaper som medarbetarna har om kvalitetsarbete
• vilken kultur som finns på skolan.

Sammanfatta i en plan för kvalitetsarbetet

Beskriv hur alla delar i ert kvalitetsarbete hänger ihop.

Skapa överblick i ett årshjul

Ett årshjul visar översiktligt vilka processer som pågår på skolan och när. Den överblicken behövs för att planera när ni kan samla in data att analysera i kvalitetsarbetet.

Ett tips på verktyg att använda för att skapa årshjul är Plandisc (öppnas i ny flik).

Få koll på dokumentationen

Dokumentation är allt som finns nedskrivet, inspelat, fotat eller filmat och som rör skolans verksamhet, stort som smått. All dokumentation är inte av intresse att spara. Därför är det bra att synliggöra vad ni på skolan behöver ha kvar och vad som ska göras tillgängligt och för vem.

Läs mer: Dokumentera och arkivera

Involvera genom kommunikation

Kvalitetsarbetet berör alla på skolan – och alla behöver bli involverade och känna sig delaktiga. Alla bör få ta del av det som berör dem.

Ta hjälp: Checklista vid kommunikationsinsatser

Inventera framgångsfaktorer och förbättringsmöjligheter

En väsentlig del av kvalitetsarbetet är att synliggöra och beskriva det som fungerar bra och fundera över vad som krävs för att det ska fortsätta så framöver. Lyft också fram det som kan bli bättre. Gör en inventering av olika påståenden och reflektioner om alla delar av skolans verksamhet genom att diskutera följande frågor:

• Vad gör vi bra?
• Vad kan bli bättre?

Låt alla, enskilt eller tillsammans, tänka och tycka fritt. Allt får komma fram i det här skedet, stort som smått.

Dokumentera allt som kommer fram

Dokumentera allt som kommer fram, så att ni får ett underlag att jobba vidare med.

När passar det att göra inventeringen?

Tillfället för inventeringen kan vara olika, beroende på var ni befinner er i processen att utveckla ert kvalitetsarbete:

• Många folkhögskolor som vill få till en uppstart eller nystart med sitt kvalitetsarbete inleder med att samla alla medarbetare och göra en inventering.
• Folkhögskolor som har arbetat upp rutiner för sitt kvalitetsarbete har uppföljning som en återkommande punkt vid lämpliga möten, till exempel på ett arbetsgruppsmöte efter en viss aktivitet eller på ett arbetslagsmöte i slutet på läsåret. Då kan det också passa att göra en inventering.

Sortera bland förslagen

Sammanställ och sortera bland de förslag som har kommit fram, så att det blir överskådligt. Sorteringen kan göras vid samma tillfälle som inventeringen eller senare. Fundera över vad som är lämpligast i ert fall och vilka som ska involveras.

Gruppera medarbetarnas inspel utifrån de fyra hörnstenarna för bildning för att få struktur och överblick. Inom varje hörnsten kan ni skapa undergrupper. Det kan vara lättare sagt än gjort, eftersom olika delar av verksamheten sällan är isolerade från varandra, men att forma avgränsade områden inom var och en av de fyra hörnstenarna gör det fortsatta arbetet lättare.

Identifiera områden att jobba vidare med

Ställ gärna de förslag som har kommit fram i relation till de styrdokument som ni redan har. Ofta finns det redan mål, idéer eller riktlinjer som inte är kända eller levande i det vardagliga arbetet. Den här processen blir också ett sätt att granska, värdera och eventuellt revidera styrdokumenten.

Nu har ni förhoppningsvis några avgränsade utvecklingsområden från medarbetarna och från styrdokumenten. Kom ihåg att kommunicera vilka utvecklingsområden som har identifierats för att synliggöra vikten av allas inspel.

Prioritera bland områdena

Om kvalitetsarbetet ska vara hållbart kan inte allt genomföras samtidigt. Skolledningen eller den grupp som planerar kvalitetsarbetet kan därför välja ut några av de kvalitetsutvecklingsområden som har identifierats. Vad som är mest angeläget måste ni avgöra själva och här kan åsikterna säkert vara delade. Det brukar vara bra att börja med några väl avgränsade områden, för att testa hur er organisation och ert arbetssätt fungerar.

Var tydlig i kommunikationen

Betona att de områden som för tillfället prioriteras ned, inte behöver vara oviktiga, men att det helt enkelt blir för arbetsamt om allt ska göras samtidigt.

Definiera insatser

När ni vet vad ni ska utveckla, behöver ni definiera vad ni vill åstadkomma med utvecklingen. Formulera mål för hur ni ska upprätthålla eller förbättra kvaliteten inom respektive område. Ta hjälp av frågan ”Är målet formulerat så att vi kan avgöra om det är uppnått eller inte?” för att formulera konkreta mål.

Vissa bryter ner övergripande mål i mindre, mer avgränsade och konkreta delmål. Andra använder den så kallade SMARTA-mål-modellen, för att se till att målen är specifika, mätbara, accepterade, realistiska och tidssatta. För mål som inte är så enkla att mäta, brukar man ibland prata om indikatorer för måluppfyllelse. Det innebär att man anger definierade och identifierbara tecken på om målet kan betraktas som uppnått eller inte.

Planera för uppföljning

Uppföljning beskriver och följer en utveckling medan den pågår.

Hitta vidare: Verktyg för uppföljning

Planera för utvärdering

Utvärdering handlar om att värdera, bedöma och analysera varför det gick som det gjorde.

Hitta vidare: Analysera verksamheten

Skapa en handlingsplan

Många skolor skapar en handlingsplan för varje utvecklingsområde. En handlingsplan kan se ut på olika sätt, men innehåller ofta en kort bakgrundsbeskrivning, ett syfte med varför insatserna görs och vilka mål som ska uppnås. Den kan också innehålla följande:

• Konkreta aktiviteter: Vad ska vi göra för att uppnå målen?
• Arbets- och ansvarsfördelning: Vem ansvarar för vad?
• Tidsplan: När ska de konkreta aktiviteterna ske?
• Plan för uppföljning utvärdering: Hur ska uppföljningen och utvärderingen ske och vem ansvarar för den?

I det här skedet kan det uppstå diskussioner bland dem som berörs av förändringarna. Invanda arbetssätt kan komma att ifrågasättas och nya arbetsuppgifter kan tillkomma. Det är svårt att ge några generella råd för hur dessa situationer och reaktioner ska hanteras, annat än att ha beredskap för att de kan uppstå, och inte blunda för dem.

Kontakt

Har du frågor om kvalitetsarbete på folkhögskola? Mejla Jonna Hamlin Müntzing.

jonna.hamlin@sverigesfolkhogskolor.se