Planera verksamheten

Verksamhetsidé: Varför vi finns till

En tydlig verksamhetsidé hjälper er att rama in och avgränsa ert kursutbud. Sätt ord på vilken verksamhet ni ska bedriva, för vilka och på vilket sätt, så har ni formulerat er verksamhetsidé. Ta avstamp i regeringens fyra syften med stödet till folkbildningen, era föreningsstadgar eller er regions avsiktsförklaring.

Beskriv kort och kärnfullt vad ni som folkhögskola gör och vill uppnå. Vad gör er unika?

1. Vem riktar sig verksamheten till?
2. Vad erbjuder ni och/eller vad ska uppnås?
3. Varför görs detta?

Tips på inspiration: Runös verksamhetsidé (öppnas i ny flik)

Värdegrund: Vad vi står för

Vilka grundläggande antaganden och beteenden ska gälla hos er? Till hjälp kan ni ställa er följande frågor:

1. Hur vill vi uppfattas av oss själva och av omvärlden?
2. Hur förhåller vi oss till varandra, oss själva och vårt livslånga lärande?
3. Vilka ledord ska vår verksamhet genomsyras av?

Tips på inspiration: Forny folkhögskolas värdegrund (öppnas i ny flik)

Vision: Dit vi siktar

En vision kan beskrivas som drömbilden av vart vi vill nå. Den är ledstjärnan ni ständigt strävar mot och är mycket större än ett mål. Visionen ska vara

• begriplig
• önskvärd
• verklighetsförankrad
• tydlig
• enkel att förmedla.

Mål: Vad vi ska uppnå

Målen beskriver vad som ska uppnås, och används både för att styra och för att följa upp arbetet. De är också ett verktyg för att kunna leda med tydlighet. För deltagarna ska målen vara engagerande, och de bör öka förståelsen för helheten.

Formulera användbara mål

Försök att tillgodose olika målgruppers behov när ni formulerar verksamhetens mål. Det kan till exempel vara ”Vår värdegrund ska genomsyra all verksamhet” eller ”Alla deltagare på Allmän kurs ska uppleva att de blir inspirerade till att lära sig mer”.

För att målen ska bli tydliga kan ni provtrycka målformuleringarna med SMART-modellen. Enligt modellen ska ett mål vara följande:

• Specifikt. Det ska vara tydligt vad som ska uppnås.
• Mätbart. Det ska vara bestämt hur vi tar reda på om det är uppnått.
• Accepterat. Det ska vara ett mål som medarbetare och deltagare vill medverka till att uppfylla.
• Realistiskt. Det ska finnas förutsättningar och vara möjligt att faktiskt uppnå målet.
• Tidsatt. Det ska framgå när målet ska vara uppnått.

För att målen ska vara en hjälp framåt kan ni också ställa er följande frågor:

• Leder målen dit vi siktar, alltså visionen?
• Ligger målen i linje med det vi står för, alltså värdegrunden?
• Överensstämmer målen med vårt uppdrag, alltså vår verksamhetsidé?

Undvik fallgroparna

Tre vanliga fallgropar vid målsättning:

1. För många mål.
2. Hela verksamheten är inte med.
3. Uppföljning och justering missas.

Koppla målen till planer

Ni kan koppla handlingsplaner eller aktivitetsplaner till målen. För medarbetarna kan dessa vara per läsår, men för styrelsen bör de vara mer långsiktiga.

Strategi: Hur vi ska uppnå det

Strategin beskriver hur vi ska göra för att nå målen, på väg mot visionen. Klargör hur ni ska nå respektive mål genom tre steg:

1. Lista olika tillvägagångssätt eller aktiviteter som leder till att målet förverkligas.
2. Värdera olika alternativ utifrån hur realistiska de är (kostnad, tidsåtgång och personal) och vilken effekt de förväntas få.
3. Bestäm hur aktiviteten ska följas upp och utvärderas.

Dokumentera verksamhetsplaneringen

Verksamhetsplaneringen dokumenteras i fyra dokument: verksamhetsplan, aktivitetsplan, plan för systematiskt kvalitetsarbete och risk- och väsentlighetsanalys.

Verksamhetsplanen: Från idé till verklighet

Verksamhetsplanen är ett dokument, en produkt av verksamhetsplaneringen. Den gör det lättare att jobba för att nå målen. Den ökar förståelsen för organisationens mål bland medarbetarna, vilket kan leda till ett större engagemang för att nå målen.

Två vanliga fallgropar för verksamhetsplanen:

1. För detaljerad, vilket kan leda till krav på styrning.
2. Otydlig målgrupp – vem är den till för?

Aktivitetsplanen: Från sagt till gjort

Aktivitetsplan och ansvarsfördelning måste inte finnas med i verksamhetsplanen. De kan vara fristående, men det ställer högre krav på kommunikationen för att medarbetarna ska förstå hur de hänger ihop.

Plan för systematiskt kvalitetsarbete: Från planering till uppföljning

Verksamhetsplaneringen sätter riktningen för folkhögskolans utveckling. Kvalitetsarbetet blir sedan verktyget för att följa upp och säkerställa att ni är på rätt väg.

Kom igång med systematiskt kvalitetsarbete

Risk- och väsentlighetsanalysen: Att vara beredd på det oförutsägbara

Riskanalys innebär en systematisk bedömning av möjliga faror som kan uppstå i en viss verksamhet och syftar till att förhindra oönskade händelser.

Läs mer: Riskanalyser

Kontakt

Har du frågor om kvalitetsarbete på folkhögskola? Mejla Jonna Hamlin Müntzing.

jonna.hamlin@sverigesfolkhogskolor.se