Dokumentera och arkivera
Varför ska man dokumentera?
Ibland träffar vi på en person, som ofta jobbat länge på skolan och som sitter på informationen om hur allt fungerar. Allt ifrån minsta detalj till den övergripande bilden. Det underlättar ju att fråga den personen MEN vad händer om den personen väljer att lämna verksamheten? Tar anställning någonannanstan eller går i pension? Sjukdom eller olycka som får personen att vara frånvarande en längre period? Finns det då dokumentation som täcker upp för den kunskapen personen i fråga har? Eller blir det ett stort svart hål av bristande kunskap om hur allt fungerar?
Vi menar att dokumentation är verksamhetens gemensamma kunskap, det organisatoriska minnet. Dokumentationen kan då ses som en kunskapsdelning. Vissa menar till och med att dokumentation är avgörande för kvalitet- och processutveckling.
Hur gör man då?
En väg att gå är att utgå från de processer som pågår på skolan. Vilka dokument finns kopplade till respektive process? Finns det krav på viss typ av dokumentation? Saknar vi någon typ av dokumentation som skulle ge värde för verksamheten?
Det ni gör är att skapa en plan för
- vad ni på skolan behöver ha och vad som ska vara tillgängligt för vem
- hur länge och var olika typer av handlingar ska sparas.
Se också till att gå igenom arkivet regelbundet och ta bort eller flytta föråldrade dokument.
Skapa mallar för dokument
Egna mallar för dokumentation är ett bra sätt att skapa struktur och påminna den som upprättar nya dokument om vilka delar som bör finnas med för att skapa systematik, kontinuitet och igenkänning. Information som kan vara med i skolgemensamma dokument kan vara:
- namn på dokumentet
- typ av dokument, till exempel policy, plan, protokoll, riktlinjer, rapport, handbok eller anmälan
- vilket datum som dokumentet skapades
- dokumentets syfte
- vad som har beslutats och som gäller
för skolan - vem eller vilka som har skrivit dokumentet
- var dokumentet ska förvaras
- vilka som ska kunna se dokumentet
- vilken tidsperiod som dokumentet omfattar.
Allt om arkivering
Kontakt
Har du frågor om innehållet på den här sidan? Mejla Jonna Hamlin Müntzing.
